Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Jencare Alltagsservices
Jennifer Wnuk
Am Heidehügel 13, 66450 Bexbach
E-Mail: info@jen-care.de
Telefon: +49 176 613 63374

2. Welche Daten wir verarbeiten

Aufruf der Website

Beim Aufruf unserer Website und des Portals verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung) in Protokolldateien, um den Betrieb und die Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe erkennen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolldateien werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschte Leistungen und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme). Die Anfrage wird uns per E-Mail zugestellt.

Die Angabe eines Pflegegrads ist freiwillig. Weil es sich um eine Gesundheitsangabe handelt, verarbeiten wir sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie im Formular erteilen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an info@jen-care.de widerrufen.

Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Anfrage spätestens sechs Monate nach ihrer Bearbeitung.

Kunden- und Mitarbeiterportal

Für Kundinnen und Kunden verarbeiten wir Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten, ggf. Geburtsdatum), Angaben zur Pflege (z. B. Pflegegrad, Krankenkasse, Versichertennummer) sowie Termin- und Leistungsdaten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Betreuungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Gesundheitsdaten (z. B. Pflegegrad) verarbeitet werden, stützt sich dies auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Verarbeitung im Rahmen der Versorgung im Gesundheits- und Sozialbereich).

Für Mitarbeitende verarbeiten wir die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Daten (Stammdaten, Einsatzplanung, Arbeitszeit, Urlaub, Vergütungsangaben) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Die Anmeldung erfolgt über einen von uns selbst betriebenen Anmeldedienst (Keycloak); dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und die zugewiesene Rolle.

Abrechnung

Zur Abrechnung erbrachter Leistungen übermitteln wir die Rechnung und den unterschriebenen Leistungsnachweis an die zuständige Pflege- bzw. Krankenkasse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).

Hochgeladene Dokumente

Hochgeladene Dokumente (z. B. unterschriebene Leistungsnachweise, Anträge, Rechnungen) speichern wir auf einem von uns betriebenen, nicht öffentlich erreichbaren Speichersystem.

Cookies

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie zur Anmeldung im Portal ein (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken sowie Tracking-Dienste verwenden wir nicht.

3. Empfänger

Ihre Daten erhalten nur:

• Ihre Pflege- bzw. Krankenkasse, soweit es für die Abrechnung erforderlich ist,
• Dienstleister, die wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO einsetzen und die vertraglich an unsere Weisungen gebunden sind: den Betreiber unseres Servers (Hosting) und unseren E-Mail-Anbieter (IONOS SE, Montabaur),
• Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. Finanzamt).

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

4. Wer bei uns Zugriff hat

Der Zugriff ist nach Aufgaben getrennt und wird auch in der Datenbank selbst durchgesetzt (Absicherung auf Zeilenebene):

• Kundinnen und Kunden sehen ausschließlich ihre eigenen Daten, Termine und Rechnungen.
• Mitarbeitende sehen Name und Kontaktdaten der Kundinnen und Kunden für die Einsatzplanung, Termine, Leistungsnachweise und Dokumente aber nur zu ihren eigenen Einsätzen. Versichertennummer, Geburtsdatum und Rechnungen sehen sie nicht.
• Die Verwaltung (Inhaberin) hat Zugriff auf alle Daten, soweit es für Abrechnung und Organisation nötig ist.

5. Speicherdauer

• Rechnungen und Leistungsnachweise: zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB),
• übrige Kundendaten: bis zum Ende des Betreuungsvertrags, danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht,
• Daten von Mitarbeitenden: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrechts,
• Kontaktanfragen ohne Vertragsabschluss: spätestens sechs Monate nach der Bearbeitung,
• Server-Protokolldateien: 14 Tage.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich hierzu bitte an info@jen-care.de. Kundinnen und Kunden können ihre im Portal gespeicherten Daten außerdem selbst herunterladen. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer vollständigen Löschung entgegenstehen (z. B. bei bereits gestellten Rechnungen), anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten stattdessen.

Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, z. B. beim Unabhängigen Datenschutzzentrum Saarland.

7. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Die Angaben im Portal sind für die Durchführung und Abrechnung der Betreuung erforderlich; ohne sie können wir unsere Leistungen nicht erbringen. Im Kontaktformular sind nur die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben erforderlich. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, u. a. verschlüsselte Datenübertragung (TLS), rollenbasierte Zugriffskontrollen mit Absicherung auf Zeilenebene in der Datenbank, nicht öffentlich erreichbare Datenbank- und Dokumentenspeicher sowie regelmäßige, verschlüsselte Datensicherungen.

9. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@jen-care.de.